Современная Система Корпоративной Телефонной Связи при грамотном проектировании и правильном использовании может существенно повысить эффективность работы сотрудников, сократить время совместной работы при подготовке управленческих решений, повысить безопасность работы производства, снизить затраты на оплату услуг связи.
1. Повышение эффективности работы сотрудников
Существенно повысить эффективности работы сотрудников позволяют следующие функции современных систем телефонии:
- Единый план нумерации для всех абонентов в организации;
- Внутренняя директория. Возможность поиска абонентов по списку путем ввода первых букв имени с клавиатуры телефона;
- Централизованная голосовая почта и факс-сервер;
- Организацию централизованных сетевых сервисов для пользователей систем (единая нумерация, альтернативная маршрутизация с использованием ведомственных каналов связи и ТфСОП, голосовая почта и т.п.);
- Автоматический обратный вызов – возможность организации обратного вызова, когда ранее занятый или отсутствовавший абонент стал свободен;
- Одностороннее оповещение занятого абонента – возможность одностороннего вторжения в разговор. Эта функция необходима в работе секретаря, чтобы сообщить начальнику, разговаривающему по телефону, что его вызывает еще более важный начальник. При этом, голос секретаря будет слышать только начальник;
- Информационные сообщения – возможность уведомить звонящего о причине неответа. Например, на экране вызывающего абонента появится сообщение ”Я на перерыве на 20 минут”;
- Система группового оповещение. Возможность принудительно включить громкую связь на аппаратах в группе абонентов и передать голосовое сообщение на спикерфон;
- Индикация занятости абонента. Позволяет видеть состояние абонента (занят, свободен) и осуществлять прямой вызов одним нажатием кнопки;
- Подключение телефона сотовой сети параллельно с офисным. Такое включение позволяет, в частности, приняв вызов на мобильный аппарат (например, находясь в коридоре офиса), не прерывая разговора, подойти к рабочему месту и продолжить разговор уже по телефону проводной связи.
- Организация информационно-справочных служб и автоматических информационных систем.
2. Снижение времени принятия решения
Существует ряд возможностей систем связи, которые за счет организации эффективной групповой работы сотрудников организации позволяют существенно сократить время работы над тем или иным решением, быстро собрать необходимых специалистов для разрешения экстренной ситуации :
- Селекторное совещание (конференц-связь). Проведение различного рода селекторных совещаний (как плановых так и экстренных) с числом участников до 1000 абонентов. Возможность полностью повторить регламент «очного» совещания: очередность выступления, предоставление слова, запрос слова для вопросов и т.п.
- Групповая работа над документами. Интеграция аудио-конференции и web-конференции. Размещенные на web – сервере документы могут одновременно транслироваться, обсуждаться большим количеством участников. Параллельно с голосовым каналом участники конференции могут обмениваться мнениями, задавать вопросы и т.п. через интернет (веб-чат).
- Возможность организации дистанционного обучения на базе аудио-конференций и веб-конференций.
- Система оповещения в экстренной ситуации. Оператор набрав код нештатной ситуации инициирует принудительный обзвон и включение системы конференц-связи определенного списка участников. Для каждого из участников можно прописать до 6-ти параллельных линий вызова – что значительно повысит вероятность экстренного включения участника.
3. Повышение безопасности работы производства.
В плане повышения безопасности работает уже упомянутая функциональность: система группового оповещения, система оповещения в экстренной ситуации.
Дополнительно существуют ряд специализированных функций:
- СОРМ. При использовании не разрозненных телефонных станций, а СКТС – есть возможность установки оборудования СОРМ только на центральном медиа-процессоре а не на каждой отдельной телефонной станции.
- Система записи разговор. Система позволяет вести как тотальную так и выборочную запись разговоров по СКТС.
- Единый централизованный учет входящих и исходящих звонков. Позволяет фиксировать входящий \ исходящий номер, время и продолжительность звонка.
- Средства резервирования и дублирования соединительных линий, возможность автоматического переключение на альтернативные маршруты связи.
- Возможность централизованного мониторинга и контроля всех систем и компонентов СКТС.
4. Снижение затрат
- Снижение затрат на междугородную связь за счет использования выделенных (собственных или арендованных) каналов связи.
- Снижение затрат на междугородную связь за счет ограничения доступа к этим услугам сотрудников, которые эти услуги не нужны по роду деятельности. Использование централизованных систем контроля и тарификации.
- Снижение затрат на мобильную связь за счет параллельного подключения мобильных телефонов к системе офисной телефонии и перевода междугородного мобильного трафика во внутреннюю выделенную сеть.
- Снижение затрат на командировки и обучение сотрудников за счет использования системы аудио и веб-конференцсвязи.
- Снижение затрат на внедрение дополнительных систем ( таких как СОРМ, системы записи, системы голосовой почты, информационно-справочные службы) за счет возможности установки единой централизованной системы взамен множественных установок таких систем на разрозненных узлах связи.
 |
